Как написать служебную записку на командировку

Рассмотрим следующий вопрос: "Как написать служебную записку на командировку". Если необходимы утонения, то обратитесь к дежурному специалисту.

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

  • руководитель фирмы;
  • руководитель структурного подразделения;
  • сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

[3]

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

  • используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
  • документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Читайте так же:  Дадут ли кредит наличными безработному

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

  • сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
  • если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
  • появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2019

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Служебная записка на такси в командировке

Отправляясь в командировку, работники часто пользуются услугами такси, чтобы добраться, к примеру, до аэропорта, вокзала или гостиницы. И если работник оплатил поездку на такси из собственных средств, то работодатель обязан возместить ему стоимость поездки (ст. 167 ТК РФ). В целях возмещения работнику нужно составить служебную записку на такси в командировке.

Служебная записка на такси в командировке

Такая записка пишется командированным работником на имя руководителя организации. В записке следует указать сумму, потраченную на такси, а также маршрут.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие уплаченную работником сумму, например, кассовый чек.

Образец служебной записки на такси в командировке

Приведем образец такой служебной записки.

Скачать бланк служебной записки на такси в командировке

Расходы на такси и налоги

Затраты командированного работника на такси можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, а также при расчете налога при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А вот НДФЛ с суммы, возмещенной работнику за такси, начислять не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). Правда, чтобы у налоговиков не возникло к вам вопросов, необходимо иметь не только подтверждение оплаты такси, но и документы, подтверждающие факт того, что поездки на такси имели сугубо служебный характер (Письмо Минфина от 28.06.2016 № 03-04-06/37671 ). Таким документом, например, может быть распечатка из приложения заказа такси, где фиксируется маршрут.

Читайте так же:  Типовой образец заполнения договора купли-продажи

Обоснованность поездки на такси

Нужно ли подтверждать, что работник был вынужден ехать на такси, что добраться общественным транспортом сложно или невозможно? Нет, руководитель организации принимает решение, готов ли работодатель оплачивать именно такси, и оценивает экономическую обоснованность расходов.

Сколько нужно хранить служебную записку на такси в командировке

Так как такая записка потребуется компании для налоговых целей, то хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Служебная записка о направлении в командировку образец

Похожие публикации

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

  1. Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации. Ее содержание должно быть согласовано с локальным Положением о командировках или другим аналогичным документом, действующим на предприятии. Служебная записка на командировку, образец которой может допускать произвольный вариант оформления, составляется на фирменном бланке компании.
  2. После наложения разрешительной резолюции руководителя на служебную записку, оформляется приказ о направлении в командировку.
  3. При возвращении из рабочей поездки работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2015 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

  • персональные данные командируемого;
  • пункт назначения или несколько мест, в которые предполагается заезд работника по служебным делам;
  • цель поездки, характер работ во время командировки;
  • поле для подписи работника и проставления даты.

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка для направления

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

  • транспорте, принадлежащем предприятию;
  • личном автомобиле или другом транспортном средстве;
  • пассажирском транспорте третьих физических лиц.

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

  • путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
  • квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2015 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов. При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте. Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

Служебная записка на командировку

Образец служебной записки о направлении в командировку

Пример служебной записки на командировку

Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

Ее оформляют, если:

специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;

гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:

отчет о выполненных задачах;

Образец служебной записки на командировочные расходы

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:

в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;

в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;

ниже указываются прилагаемые бумаги ( чеки и квитанции об оплате и т.д.);

ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Образец служебной записки об отмене командировки

Видео (кликните для воспроизведения).

Составляется для возврата полученных денег, в ней указывается причина отмены и перечисляются расходы, понесенные в связи с подготовкой к поездке.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Читайте так же:  Как делится наследство без завещания

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Как оформить служебную записку на командировку

    Зачем нужна

    Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

    Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

    • поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
    • отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

    Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

    Правила оформления

    Образец служебной записки о командировке 2019 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

    Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

    Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

    Также следует перечислить прилагаемые документы.

    Сопроводительная документация

    Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

    • путевой лист;
    • чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
    • при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
    Читайте так же:  Как подать заявку на веб займ

    При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

    Образец служебной записки на командировку 2019 года

    Должен ли писать руководитель

    По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

    Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

    Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

    Поездки за границу

    В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

    Инструкция: составляем служебную записку

    В каких случаях составляется и кем

    В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

    1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
    2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
    3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

    Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

    Требования к документу

    В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

    Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

    Важные особенности и формулировки

    В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

    Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

    Пошаговое составление

    Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

    1. Сотрудник создает служебку.
    2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
    3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
    4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
    5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

    Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

    Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2019 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

    Пример написания служебной записки для бюджетной организации

    Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

    Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

    «02» сентября 2019 г.

    В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

    1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
    2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
    3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

    Преподаватель верховой езды

    Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

    Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

    Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

    «02» сентября 2019 г.

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

    [1]

    При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

    [2]

    Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

    Преподаватель верховой езды

    Как и сколько хранить

    Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

    Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

    Служебная записка на командировку – образец 2019-2020

    Служебка на командировку хотя и является внутренним документом компании, все же должна быть составлена по определенным правилам. От того, насколько доходчиво будет изложена в ней информация, зависит и принятие решения руководителя о направлении в поездку. О том, как не упустить главного, расскажем в нашей статье.

    Читайте так же:  Образец договора купли-продажи минитрактора

    В каких случаях необходима служебка на командировку

    Иногда требуется присутствие сотрудника компании вне места его постоянной работы. Например, представительство компании на выставке в другом городе или выполнение каких-либо работ в другой местности. В таких случаях работодатель может отправить его в служебную поездку. Такая возможность предоставлена работодателю ст. 166 Трудового кодекса РФ.

    Командировкой признается поездка за пределы населенного пункта, где расположена компания, по заданию руководителя на определенный срок. На это время за работником сохраняется средний заработок.

    Несмотря на то, что оформление командировок было значительно упрощено, в ряде случаев сохраняется необходимость в служебной записке.

    Чаще всего инициаторами таких поездок выступают непосредственные руководители специалистов. И, чтобы донести информацию до руководства, составляется служебная записка на командировку. Такая практика распространена в компаниях с разветвленной структурой и большой численностью персонала, где не допускаются устные распоряжения. В компаниях же поменьше зачастую пропускают данный этап. Благо, он не является обязательным.

    Это первый случай, когда может понадобиться подобный документ. Второй вариант – это предоставление служебной записки командированным уже по факту возвращения. Она необходима в случае, если у работника нет бумаг, подтверждающих понесенные расходы, или же если поездка осуществлялась на личном транспорте (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

    Таким образом, этот документ служит не только оправданием расходов, но также и определяет конкретные даты нахождения в поездке.

    Образец служебной записки о командировке в данных случаях будет иметь различное содержание. О том, что включить в каждый из них, расскажем далее.

    Ваш идеальный документ

    Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

    Как составить служебную записку о направлении в командировку

    Хотя в некоторых случаях служебная записка на командировку (образец будет приведен ниже) является обязательной, законодатели не определили для нее унифицированной формы. Такой документ все еще является внутренним для компании и может составляться по форме, утвержденной работодателем. В зависимости от цели, которую преследует автор, будет и ее содержание.

    Рассмотрим первый вариант, когда специалиста только планируют направить в поездку. В данном случае такой документ носит информативный характер для директора. В ней описывается потребность, фронт предстоящих работ, сроки и местность, в которую направляется специалист.

    Поскольку на основании данной записки кадровик будет готовить приказ на командировку, она должна содержать все необходимые реквизиты. Удобнее всего заготовить пустой бланк для таких случаев и вносить в него исходные данные. Это позволит не упустить из виду важную информацию и избежать повторных, уточняющих документов.

    Если мы говорим об образце служебной записки о командировке, которую заполняет сам работник по возвращении, то она является обязательной при отсутствии билетов, квитанций и иных платежных документов. Её следует составить на дату возвращения из поездки и передать для согласования сначала непосредственному руководителю, а потом в бухгалтерию и отдел кадров.

    Кадровик в соответствии с данными заполняет табель учета рабочего времени, а бухгалтер проводит затраты. В зависимости от ситуации в такой документ могут включаться различные сведения, которые требуют подтверждения.

    В форме служебной записки работник также может подготовить отчет о проделанной работе. Однако не стоит “сваливать все в одну кучу”. Отчет в одном документе, финансовые вопросы – в другом.

    Правила оформления служебной записки о командировке

    Служебная записка о направлении в командировку не имеет унифицированной формы, поэтому составлять ее можно в зависимости от ситуации и исходных данных по-разному. Но стоит придерживаться общепринятых правил:

    1. Используйте утвержденный работодателем бланк или чистый лист А4.
    2. Указывайте адресата. В левом верхнем углу напишите ФИО и должность руководителя, на имя которого составлен документ. Например, на имя директора.
    3. Указывайте автора. Ниже адресата укажите должность и ФИО командировочного или того, кто составляет документ.
    4. Указывайте название документа – во второй трети листа посередине строки.
    5. В тексте подробно перечислите причины составления, а также данные о командировке.
    6. Поставьте подпись и дату в конце.
    7. Приложите к записке подтверждающие документы, если таковые имеются. Например, заявку на ремонт.

    В зависимости от принятых на предприятии норм обращения внутренней документации, заполненный бланк может быть передан адресату или лично, или посредством электронной связи. Например, скан записки отправляется руководителю по электронной почте.

    Для снижения вероятности ошибок или неточностей воспользуйтесь бланком, разработанным компанией. Если такового нет, то вы можете скачать образец в нашей статье.

    Образец служебной записки о командировке

    В зависимости от цели, которую преследует автор служебной записки, ее текст может кардинально отличаться.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Так, если она составляется как отчет о проделанной работе, то к тексту необходимо добавить следующую информацию:

    • Уточнить факт использования личного транспорта с указанием государственных номеров, марки автомобиля и данных водителя;
    • Место проживания в период поездки.
    • Приложения. Конкретный список бумаг, подтверждающих расходы в командировке, не регламентирован. Поэтому, чем больше чеков, квитанций, путевых листов и прочих бумаг предоставить, тем проще будет бухгалтеру списать расходы.

    Источники


    1. Лазарев, В. В. История и методология юридической науки. Университетский курс для магистрантов юридических вузов / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Норма, Инфра-М, 2016. — 496 c.

    2. Васильева, Вера Как судили Алексея Пичугина. Судебный репортаж / Вера Васильева. — М.: Human Rights Publishers, 2013. — 621 c.

    3. Кучерена А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России; Юркомпани — М., 2015. — 432 c.
    4. Ключевые прецеденты ФАС Московского округа по налогам за 2009 год. — М.: Тимотиз Паблишинг Раша, 2010. — 512 c.
    5. Левенфельд, Л. Гипнотизм. Руководство к изучению гипноза и внушения (особенно в медицине и юриспруденции) / Л. Левенфельд. — М.: Типография «Саратовского Дневника», 2016. — 438 c.
    Как написать служебную записку на командировку
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here