Оформление командировки руководителя

Рассмотрим следующий вопрос: "Оформление командировки руководителя". Если необходимы утонения, то обратитесь к дежурному специалисту.

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

[2]

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

[3]

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

  • руководитель фирмы;
  • руководитель структурного подразделения;
  • сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

Читайте так же:  Как вступить в наследство после 6 месяцев

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

  • используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
  • документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

  • сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
  • если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
  • появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Как грамотно оформить командировку директора организации – оформление документов, примеры цели поездки

В текущем году в силу вступили изменения, согласно которым пропала необходимость оформления командировочных документов, ранее бывших обязательными.

К примеру, отменены командировочные удостоверения.

Корректировки, которые были внесены в действующее законодательство, спровоцировали возникновение некоторых вопросов.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

В служебные командировки могут отправлять различных сотрудников, в том числе руководителей.

На них распространяются те же правила, что и на остальных трудящихся граждан.

Примеры цели поездки руководителя организации

Специалист отправляется в командировку для достижения различных целей. Таковые отражены в трудовой документации РФ, в частности, в Постановлении Правительства № 749.

Основная цель командировки директора предприятия – выполнение производственных обязанностей, соответствующих занимаемой специалистом должности, для улучшения работы компании.

В данном случае в качестве документального основания для поездки выступает распоряжение, оформленное в виде служебной записки.

Директор может отправляться в командировку со следующими целями:

  • открытие, разработка или старт нового проекта;
  • проведение переговоров с представителями компаний-партнеров, подрядчиками, потенциальными заказчиками и т.п.;
  • решение возникших в ходе ведения профессиональной деятельности вопросов;
  • подписание бумаг, заключение договоров различного характера;
  • проведение проверок, ревизий дочерних организаций, располагающихся в других регионах;
  • открытие обновленных или дополнительных структурных подразделений, филиалов.

Важно учитывать, что цель командировки может быть различна.

Руководитель в соответствующей документации вправе указать практически любую.

Перечень допустимых не фиксируется в каком-либо нормативном акте. Конкретная цель указывается в приказе, согласно которому директор отправляется в командировку.

Оформление документов

Директор компании – такой же специалист, как и остальные его подчиненные. Следовательно, на него распространяются стандартные правила трудового законодательства, действующего на территории РФ.

Единственным отличием руководителя от рядового сотрудника является то, что первый выступает в качестве непосредственного представителя работодателя.

По этой причине оформление командировки руководителя должно выглядеть немного иначе.

Перечень оформляемой документации выглядит следующим образом:

  • служебная записка;
  • приказ;
  • командировочное удостоверение (оформляется только в случае, если такая необходимость отражена во внутренней документации);
  • а (в него вносятся изменения);
  • табель учета рабочего времени (в него вносятся изменения);
  • отчет о расходах, потраченных во время командировки.

Для того чтобы разобраться в данной теме более подробно, необходимо детально изучить информацию по каждому документу.

Прежде всего, руководителем предприятия оформляется служебная записка.

Она выступает в качестве основания для отправления директора в командировку.

После этого оформляется приказ. При его составлении можно использовать унифицированную форму Т-9 или бланк, разработанный в компании.

В распоряжении обязательно должна отражаться цель поездки, длительность мероприятия, регион, в который отправляется директор, а также другие подробности командировки.

После издания документ регистрируется в соответствующем журнале.

Директор ставит напротив указанной записи свою подпись, которая выступает в качестве его согласия с данными, в ней отраженной.

Далее оформляется командировочное удостоверение.

Важно учесть, что это необязательный момент.

В данном случае необходимо руководствоваться исключительно информацией, присутствующей в локальных актах организации.

Во время нахождения директора компании в командировке, соответствующие записи вносятся в журнал учета работников и табель учета рабочего времени.

По окончанию мероприятия руководитель подготавливает все необходимые документы, в которых отражены расходы, потраченные им во время пребывания в другой местности.

Вся документация должна оформляться с учетом всех необходимых требований. В них не должно быть никаких ошибок. В противном случае могут возникнуть различные трудности. К примеру, с налогооблагаемой базой.

Кто подписывает приказ?

Каждый документ, оформляемый для командировки, в том числе приказ руководителя, должен быть подписан ответственным лицом. Кто же подписывает бумаги, если в поездку отправляется директор?

Ответ на этот вопрос достаточно прост. Приказ, вне зависимости от того, какой сотрудник отправляется в командировку, в обязательном порядке подписывает директор.

В случае, если в другую местность с определенной целью уезжает он сам, он и подписывает распоряжение. Другими словами, он составляет документы сам на себя.

Важно учесть – на время отсутствия директора на рабочем месте его полномочия и обязанности должны быть переданы другому специалисту.

Читайте так же:  Как написать служебную записку на командировку

Руководитель вправе самостоятельно назначить специалиста, временно исполняющего его обязанности.

Для того чтобы передать полномочия необходимо получить согласие заместителя, после чего оформить специальную доверенность и издать приказ.

Не менее важно отметить, что, если заместитель назначается до отправки основного сотрудника в командировку, документы, касающиеся командировки, могут быть подписаны им.

При необходимости в командировку может быть отправлен любой сотрудник, кроме специалистов, относящихся к категории исключений.

В поездку может отправляться директор компании.

В данном случае цель мероприятия чаще всего заключается в подписании договоров с компаниями-партнерами, открытием новых филиалов и т.п.

Руководитель отправляется в командировку на общих основаниях. В приказе и другой документации, где необходима подпись директора, он ставит ее самостоятельно, тем самым, оформляя документы сам на себя.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-435-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Как оформить командировку директору и учредителю

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

  • встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
  • открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
  • работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
  • урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

  1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
  2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
  4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
  5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
  6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
  7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
  8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Видео (кликните для воспроизведения).

Как правило, это следующие сотрудники:

  • заместитель директора;
  • руководитель отдела кадров;
  • руководитель какого-либо подразделения или отдела;
  • соучредитель, если таковой имеется;
  • бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

  1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
  2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
  3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
  4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Читайте так же:  Получение кредита наличными в траст банке

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

  • крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
  • с заинтересованностью;
  • которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Как оформить директору командировку

Командировка представляет собой поездку вне постоянного места работы для выполнения служебных обязанностей сотрудником. Направляет сотрудника в командировку руководитель организации, что закрепляется в соответствующем приказе.

В актуальных законодательных нормах минимального и максимального срока для деловых поездок не установлено, соответственно, командировка может длиться как полдня, так и несколько месяцев. И в том, и в другом случае оформить поездку руководителя организации необходимо в установленном законодательством порядке.

В чем сложность оформления командировки для учредителя?

Генеральный директор может являться или нет учредителем (соучредителем) организации. Двойственность заключается в том, что действия генерального директора регулирует не только трудовой, но и гражданский кодекс.

Согласно статье 166 Трудового Кодекса РФ, в командировку может быть направлен только сотрудник организации. Соответственно, раз генеральный директор (вне зависимости от того, является ли он учредителем) включен в штат организации, его можно направить в служебную командировку, как и рядового работника.

Для того, чтобы в служебную командировку можно было направить учредителя с выплатой ему суточных, оплатой проживания и жилья, необходимо оформить его в штат организации. Можно также заключить с ним гражданско-правовой договор подряда.

Напомним, что в служебную командировку можно направлять сотрудника без предварительного уведомления и согласия. Исключений из этого правила всего несколько:
  • беременные женщины;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • сотрудники по ученическому договору (стажеры).

Предварительное согласие перед командировкой обязательно потребуется взять у:

  • матери ребенка в возрасте до 3 лет;
  • родителя-одиночки с ребенком в возрасте до 5 лет;
  • родителя ребенка-инвалида;
  • сотрудника, осуществляющего уход за больным родственником с соответствующим документальным подтверждением.

Как оформить директору командировку и не допустить ошибок

Для подготовки документов действуют требования, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 11. Порядок действий таков:

  • Подготавливается приказ о направлении в командировку работника по форме №Т-9, Т-9а или в свободной форме на фирменном бланке организации. В приказе обязательно указывается срок, место и цель командировки. Приказ подписывается генеральным директором организации — как руководителем и как ознакомившимся с ним сотрудником.
  • Составляется заявление в бухгалтерию о выдаче командировочных. Директор получает на руки подотчетные средства для оплаты проезда, проживания, а также суточные, которые не требуют отражения в документах, подтверждающих расходы. В данный момент установлен предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ, в размере 700 рублей в день для России и 2500 рублей – для заграницы. Размер суточных закрепляется во внутренних правилах компании.
  • Подготавливается авансовый отчет в течение 3 дней с момента возвращения из командировки. Днем возвращения считается дата, указанная в проездном документе или обозначенная в путевом листе автомобиля, если директор пользовался собственным автотранспортом.
Читайте так же:  Образец договора купли-продажи с задатком

Для того чтобы эта процедура была выполнена 100% правильно и быстро (что особенно актуально для руководителей) в компаниях используются специализированные бизнес-приложения, которые позволяют не только заказать командировку, но также и оформить по ней авансовый отчёт в онлайн режиме с любого мобильного устройства.

К обязательным документам при направлении в командировку относят только приказ руководителя организации. Ранее в Постановлении о регулировании командировок была указана необходимость оформления командировочного удостоверения, заполнения журнала учета прибывших и убывших в командировку сотрудников. Сейчас необходимости составлять эти документы нет.

Обязательным к подготовке является и авансовый отчет. Он составляется по унифицированной форме АО-1 или в свободной форме, в нем указывается размер выданной под отчет суммы, расписываются все совершенные траты. К отчету прилагаются оправдывающие расходы документы – товарные, кассовые чеки, бланки строгой отчетности, приходно-кассовые ордера.

Если выданная под отчет сумма не была потрачена полностью, она возвращается в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. При перерасходе сумма затрат компенсируется по расходно-кассовому ордеру.

Новые возможности с приложениями для бизнес-оптимизации

Для автоматизации бизнес-процессов и многих задач наряду с ERP-системами используются дополнительные инструменты. Они полезны сотрудникам организации и руководителям: для первых упрощают решение поставленных задач, экономят время, исключают вероятность ошибок вследствие человеческого фактора, для вторых – собирают статистику и анализируют информацию, позволяют планировать и оптимизировать расходы.

Приложение Hamilton Командировки относится именно к таким. Оно помогает оформить командировку руководителю и рядовому сотруднику и обладает следующими возможностями:

  • Мобильность. Позволяет вносить данные в программу на любом персональном устройстве (компьютере, планшете, смартфоне) где угодно.
  • Опции бронирования. Заказывать проездные билеты и жилье можно самостоятельно или через доверенное туристическое агентство прямо в приложении.
  • Простота использования. Получить доступ ко всем броням и услугам можно практически мгновенно, как и запросить информацию у туристического агентства.
  • Соответствие внутренней политике компании. Каждый запрос под командировку формируется и утверждается по правилам компании.
  • Прозрачность. Приложение собирает аналитическую информацию для статистики и оптимизации расходов, а все совершенные действия всегда видны в приложении.
  • Совместимость с другими приложениями. Hamilton Командировки можно использоваться с другими инструментами бизнес-оптимизации, например, Hamilton Авансовый отчет, который позволяет согласовывать и утверждать авансовые отчеты онлайн. Эти бизнес-приложения также легко интегрируются с любой ERP-системой и внутренними программами компании.
  • Автоматизация подготовки командировки. При создании задачи приложение автоматически генерирует приказ и утверждает его в соответствии с политикой компании.

Какие документы нужны для командировки?

Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному приказу руководителя.

Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.

Командировка может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на группу работников. По приказу руководителя командированные могут направляться в поездку как по России, так и за границу.

Законодательная база

Если неправильно оформить документацию, командировка может быть признана недействительной. Поэтому требуется выполнять условия и правила, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

Нормативно-правовых актов, сводов и прочих документов, регулирующих данный процесс очень много. Из них можно отметить:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации (гл. 24). Здесь сопоставляются трудовые отношения и сама командировочная поездка.
  2. Налоговый кодекс Российской Федерации, в котором регламентируется порядок налогообложения командировочных.

Кроме того, в данной сфере действуют также различные постановления Правительства РФ (например, за номером 729, 749 и т.д.).

Сотрудникам, направляемым в командировку, нужно понимать, что получение гарантий и компенсаций, оговоренных в Трудовом Кодексе, возможно лишь при наличии трудового договора.

В статье 11 ТК РФ говорится, что те работники, которые заключили договор ГПХ, также не имеют право претендовать на определенные выплаты, предусмотренные правовыми актами.

Статья 166 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает само понятие командировки. Также, в ней оговаривается, что при разъездном характере трудовой деятельности сотрудника, поездка за пределы офиса не может считаться командировкой.

Статья 167 ТК Российской Федерации поясняет, что за командированным сотрудником должно сохраняться его место работы и заработная плата.

Основанием для отправки сотрудника в командировку служит приказ руководителя с обязательным указанием цели поездки и ее периода.

Порядок оформления

Самым первым оформляется приказ о командировке. В нем указывается цель и место поездки.

После приказа командированному лицу выдается путевой лист, но только в том случае, если в поездке будет использоваться личный или служебный транспорт. В этом же случае оформляется и служебная записка.

В конце командировки подразумевается составление авансового отчета, который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке.

Документы для командировки

Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов.

Перед поездкой

Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.

Образец служебной записки здесь.

В ней должна быть указана:

  • цель поездки;
  • обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
  • срок командировки.
Читайте так же:  Зачем приватизировать квартиры в аварийном доме

Как оформляется журнал учета местных командировок? Смотрите тут.

Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.

Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.

Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.

Образец приказа на командировку сотрудника здесь.

Маршрутный лист

Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.

В данном документе прописываются:

  • дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
  • дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
  • наименование предприятия, которое выдала данный документ;
  • данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
  • должностная категория командированного работника;
  • данные о машине (марка, госномер);
  • маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.

Бланк маршрутного листа здесь,

образец заполнения маршрутного листа здесь.

Служебная записка

В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.

В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.

Образец служебной записки здесь.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.

Бланк командировочного удостоверения здесь,

образец заполнения командировочного удостоверения здесь.

На личном транспорте

Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.

При этом составляется служебная записка с указанием марки и государственного номера автомобиля.

Местная командировка

Термин «местная командировка» используется в поездках при выполнении поручения руководителя в том же населенном пункте, где находится офис сотрудника. Однако, командировкой такая поездка по сути не является.

За работником, в таком случае, сохраняется его рабочее место и заработная плата. А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют.

За границу

При отправке сотрудника в командировку за границу, все действия идентичны при командировке на территории России. В этом случае командировка должна быть внесена в табель.

При этом составляется доклад, который должен объяснить причину направления в такую командировку именно данного работника. Затем издается приказ с описанием цели поездки и периода.

Если сотрудник отправляется в страны СНГ, то ему выдается командировочное удостоверение.

Перед поездкой командированному работнику выплачивается аванс, а также производится расчет предстоящих затрат.

Документы после поездки

После командировки, работник обязан отчитаться о произведенных расходах, а также о выполнении служебного поручения.

Авансовый отчет

Данный отчет является документом, оформляемым по прибытию сотрудника из командировки. В нем он отчитывается о всех затратах и расходах.

В авансовом отчете в обязательном порядке указываются:

  • сумма выданного аванса перед поездкой;
  • данные командированного сотрудника (ФИО и должность);
  • затраты в поездке, подтвержденные чеками и квитанциями;
  • остаток от выданной денежной суммы;
  • описание прилагаемых документов, квитанций и чеков.

Бланк авансового отчета здесь,

образец заполнения авансового отчета здесь.

Подтверждающие расходы на проезд и проживание

Документами, которые подтверждают проживание командированного сотрудника, являются квитанции об оплате номера в отеле/гостинице.

При аренде жилья, что в некоторых случаях будет достаточно экономичным способом проживания, предоставляется договор аренды, с прописанной суммой.

При расходах на питание прилагаются соответствующие чеки.

Возмещение финансовых затрат

Каждый командированный при наличии трудовых отношений имеет возможность возмещения финансовых затрат в служебной поездке, которое выплачивает работодатель.

Оплата суточных

Для командированных сотрудников, выполняющих служебное задание на территории России, предусмотрена оплата 700 рублей в сутки.

А для работников, находящихся в командировке за границей, такой норматив будет равен 2,5 тысяч рублей.

Суточные выплаты не облагаются НДФЛ. Если же, суточные выплачиваются свыше указанных нормативов, то придется уплатить страховые взносы.

Какие последствия отказа от командировки? Информация здесь.

Как оформляется командировка за границу? Подробности в этой статье.

Оплата рабочего времени

Оплата рабочего времени производится, исходя из локального документа, составленного внутри организации. Например, она может быть рассчитана из расчета среднемесячной оплаты труда.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство предусматривает перечень всех необходимых документов, которые нужно оформить при направлении сотрудника в командировку в 2019 году.

На видео об оформлении командировки

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Яковлев, Я.М. Половые преступления; Душанбе: Ирфон, 2013. — 450 c.

  2. Пивовар, А.Г. Большой англо-русский юридический словарь: моногр. / А.Г. Пивовар. — М.: Экзамен, 2016. — 864 c.

  3. ред. Яблоков, Н.П. Криминалистика: Практикум; М.: Юристъ, 2011. — 575 c.
Оформление командировки руководителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here