Возмещение расходов на командировку

Рассмотрим следующий вопрос: "Возмещение расходов на командировку". Если необходимы утонения, то обратитесь к дежурному специалисту.

Энциклопедия решений. Возмещение командировочных расходов

Возмещение командировочных расходов

На основании части первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как видим, законодательством установлен минимальный перечень возмещаемых расходов, связанных со служебными командировками. Работодатель вправе увеличить этот перечень путем одобрения прямо не упомянутых в нем расходов.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, согласно ст. 168 ТК РФ определяются:

— работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений — нормативными правовыми актами Правительства РФ;

— работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно;

— работникам других работодателей — коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Законом общие для всех предельные нормы возмещения командировочных расходов не установлены. Нет в действующем законодательстве и требования о том, что минимальный размер возмещения должен соответствовать размеру, установленному для организаций госсектора. Соответственно, у тех работодателей, у которых порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются исключительно коллективным договором или локальным нормативным актом, может быть установлен любой размер суточных, а все другие расходы возмещаются по фактическим затратам, одобренным работодателем, без ограничений.

Согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Срок выдачи такого аванса нормативными правовыми актами не установлен. Поэтому работодатель самостоятельно решает вопрос о дате выдачи денежных средств, необходимых для поездки работника в командировку. Главное, чтобы работник получил соответствующую сумму до начала поездки.

Работник, прибывший из командировки, должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. В связи с этим работник предоставляет работодателю в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

К авансовому отчету согласно п. 26 Положения прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Предъявлять документы, подтверждающие фактическое расходование суточных, не требуется.

Локальным нормативным актом или коллективным договором может быть предусмотрено возмещение командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов, а также размер такого возмещения.

Если работник по возвращению из командировки не представил в установленный срок авансовый отчет, то работодатель вправе удержать выплаченную сумму аванса из его заработанной платы на основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ.

Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).


Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Читайте так же:  Право на наследство без завещания

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

[3]

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

[2]

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

[1]

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Читайте так же:  Как делится наследство без завещания

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Возмещение командировочных

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на проживание и проезд. В статье разберем, как осуществляется возмещение командировочных расходов в соответствие с действующими законодательными нормами, а также выясним полный перечень расходов, подлежащих возмещению в командировке.

Какие расходы подлежат возмещению в командировке

Перечень расходов, подлежащий возмещению в командировке, регламентирован положениями НК РФ. Согласно пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ командировочные расходы включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и подлежат возмещению в следующем составе:

Видео (кликните для воспроизведения).

№ п/п

Описание расходов Расходы на проезд

При направлении сотрудника в командировку, работодатель берет на себя оплату расходов на проезд от места работы (проживания) до места командировки. Возмещению подлежат расходы на проезд железнодорожным, авиа-, наземным, водным транспортом.

Оформление визы, загранспаспорта, приглашения

В случаях когда сотрудник направляется в командировку за рубеж, в страну, посещение которой предполагает оформление визы, то работодатель компенсирует сотруднику расходы, связанные с ее оформлением. Также подлежат возмещению расходы на оформление загранспаспорта.

Основания для возмещения командировочных расходов

Работодатель возмещает сотруднику расходы, понесенные в командировке, при наличии следующих документальных оснований:

  • возмещение проезда осуществляется на основании оригиналов проездных документов (ж/д, авиа- билетов, квитанций на оплату услуг перевозки, оформленных в соответствующем порядке);
  • расходы на проживание компенсируются на основании оригиналов квитанций, выданный гостиницей либо иной организацией (ИП, физлицом), оказавшей услуги временного размещения;
  • суточные – расходы, подлежащие возмещению на основании приказа о командировке, при наличии авансового отчета (без необходимости предоставления первичных документов, подтверждающих расходы).

Возмещение прочих расходов, связанных с пребыванием сотрудника в командировке, производится на основании оригиналов первичных документов (квитанции, чеки, акты выполненных работ, т.п.), подтверждающих такие расходы.

Возмещение командировочных расходов: порядок действий работодателя

Ниже описан порядок возмещения расходов, понесенных сотрудников в период командировки.

Шаг #1. Издание приказа на командировку

На первом этапе работодатель составляет приказ, согласно которому сотрудник направляется в командировку.

Командировкой признается направление работника в другой населенный пункт с целью выполнения ним производственных задач.

Документ может быть составлен как в свободной форме, так и с использованием унифицированного бланка Т-9 ⇒ Приказ о командировке Т-9_бланк.

В тексте документа следует указать:

  • наименования организации;
  • ФИО, должность сотрудника, который направляется в командировку;
  • место командировки (населенный пункт);
  • период командировки (с___ г. по ___ г.);
  • цель командировки (контроль деятельности подразделений, замена временно отсутствующего сотрудника, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договора поставки, т.п.);
  • основание для командировки (служебное задание).

После подписания приказа руководителем, документ передается сотруднику, который направляется в командировку, для ознакомления.

Шаг #2. Выдача аванса на командировку

На основании приказа о командировке сотрудник составляет заявление о выдаче аванса на командировку. Расчет аванса осуществляется на основании норм командировочных расходов, установленных локальными нормативными актами предприятия.

Сотрудник подписывает заявление, передает его руководителю для согласования, после чего документ поступает в бухгалтерии в качестве основания для выдачи аванса.

Аванс на командировку может быть выдан наличными через кассу либо перечислен в безналичной форме на банковскую карту сотрудника – в зависимости от порядка, предусмотренного в организации.

Шаг #3. Возмещение командировочных расходов

По окончанию командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет ⇒ АО-1 с указанием понесенных расходов. К авансовому отчету работник прилагает оригиналы квитанций, чеков, прочих документов, подтверждающих такие расходы. Срок предоставления авансового отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (с учетом дней в пути).

Командировочные расходы подлежат возмещению в случае, если сумма аванса, выданного работнику, оказалась меньше расходов, которые сотрудник фактически понес в период командировки.

Срок возмещения командировочных расходов определяется в соответствие с положениями локальных нормативных актов компании. Как правило, бухгалтер организации перечисляет сотруднику сумму возмещения в день предоставления авансового отчета. При этом порядок оплаты труда и выплаты компенсации, принятый в компании, может предусматривать возмещение командировочных расходов в срок выплаты зарплаты (аванса), т.п.

Рассмотрим пример. 08.10.2019 года сотруднику ООО «Флагман» Субботину выдан аванс на командировку в размере 4.800 руб. По окончании командировки, 12.10.2019 года Субботин предоставил авансовый отчет, согласно которому общая сумма расходов в командировке составила 5.420 руб.

На основании авансового отчета и подтверждающих документов, бухгалтер возместил Субботину командировочные расходы в сумме 620 руб. (5.420 руб. – 4.800 руб.). Сумма возмещения 620 руб. перечислена на банковскую карту Субботина 12.10.2019 года.

Налогообложение возмещаемых командировочных расходов

Так как расходы, возмещаемые сотруднику в период командировки, относятся к компенсациям, сумма таких расходов выплачивается в «чистом» виде и НДФЛ не облагается.

В то же время компании, выплачивающие командированным сотрудникам суточные сверх лимита, установленного абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, обязаны начислить НДФЛ и выплатить налог в бюджет в общем порядке. В 2019 году сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 руб./сут. для командировок в пределах РФ, 2.500 руб./сут. – для загранкомандировок.

Напомним, что работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке, в том числе за дни нахождения в пути (день отъезда/приезда).

Что касается налога на прибыль, то компания вправе включить в налогооблагаемую базу только сумму суточных в пределах лимита НК. Суммы, выплаченные сотрудникам сверх нормы, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.

При этом, компании, как правило, ограничивают возможности сотрудников в расходах на аренду жилья, устанавливая определенных лимит для командировок внутри страны и за пределами РФ. Такие ограничения вполне правомерны при условии, что лимиты проживания зафиксированы в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).

Рассмотрим пример. Положением о командировках ООО «Грант» установлены:

  • суточные в размере 820 руб./сут.;
  • лимит расходов на проживание в размере 1.800 руб./сут.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг
Видео (кликните для воспроизведения).

В период с 19 по 21 октября 2019 года сотрудник ООО «Грант» Шелков находился в командировке. Перед началом командировки Шелкову был выдан аванс в сумме 5.000 руб.

По окончании командировки Шелков предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:

  • суточные – 2.460 руб. (820 руб. * 3 сут.);
  • расходы на проезд – 2.330 руб. (на основании ж/д билетов);
  • расходы на проживание – 1.400 руб. (на основании квитанции об оплате и акта выполненных работ).

Общая сумма расходов Шелкова в командировке составила 6.190 руб.

При расчете суммы возмещения бухгалтер ООО «Грант» рассчитал НДФЛ, подлежащий удержанию при выплате сверх нормативных суточных:

(820 руб. – 700 руб.) * 3 сут. * 13% = 46,80 руб.

Сумма к возмещению рассчитана так:

6.190 руб. – 5.000 руб. – 46,80 руб. = 1.143,20 руб.

НДФЛ, удержанный из суммы дохода Шелкова, перечислен в бюджет на следующий день после дня выплаты возмещения.

Суммы возмещения расходов на командировку «сторонних» работников не уменьшают налогооблагаемую прибыль и облагаются НДФЛ

Налогоплательщик возмещает командировочные расходы работникам другой организации (членам экспертной комиссии). Можно ли списать указанные затраты при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль? Нет, нельзя, считают в Минфине России (письмо от 24.09.15 № 03-03-06/1/54684). В этом же письме чиновники сообщили, что оплата проезда физлиц до места командировки и проживания их там облагается НДФЛ, если эти расходы несет организация, которая не является для данных работников работодателем.

Налог на прибыль и вычет НДС

Чиновники напоминают, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Поскольку физические лица — члены экспертной комиссии, не являются работниками налогоплательщика, он не может направить их в командировку. Следовательно, указанные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, так как не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). По этой же причине НДС с суммы возмещения командировочных расходов нельзя принять к вычету.

Кроме того, авторы письма отметили, что стоимость проезда до места проведения командировки и проживания там физлиц, которые не являются работниками организации, оплатившей данные расходы, облагается НДФЛ. Обоснование следующее. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме, относятся, в частности, оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, оплата за физических лиц (чужих работников) стоимости проезда и проживания в месте командирования признается их доходом, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ.
Возмещение стоимости проезда физлиц к месту проведения командировки и проживания там освобождается от налогообложения НДФЛ только в том случае, если эти затраты компенсируются непосредственно организацией-работодателем, которая направила работников в командировку (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Командировочные расходы

Командировочные расходы — это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);

— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;

-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.

Порядок расчета командировочных расходов и выдачи аванс

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

Сумма аванса определяется исходя из:

— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

— суммы суточных за все дни командировки;

— других планируемых командировочных расходов работника.

— или выдать наличными из кассы организации;

— или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

— по ним есть счет-фактура.

Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:

— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:

— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;

— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:

Работнику выдан аванс на командировку

Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71

Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Порядок возмещения работнику бюджетного учреждения расходов на служебную командировку

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях» № 10 Май 2014 год.

Т.С. Синельникова, Е. В. Мельникова,эксперты

службы правового консалтинга ГАРАНТ

В целях производственной необходимости многие бюджетные учреждения направляют своих работников в служебные командировки. В статье рассмотрено, вправе ли бухгалтерия на основании документов, представленных работником, возместить ему расходы за перелет.

Ключевые слова: бюджетное учреждение, командировки, билеты, посадочный талон.

В целях производственной необходимости многие бюджетные учреждения направляют своих работников в служебные командировки. Иногда работник командируется в другой город на один день. При этом он осуществляет проезд воздушным транспортом. Несмотря на то, что нередко аванс на командировочные расходы работнику не предоставляется, в соответствии с нормами законодательства по возвращению из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить проездные документы.

Так как в последнее время широкое распространение получил способ заказа билетов на самолет через Интернет, то в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом работник представил электронный билет, распечатанный самим работником по электронной почте, а не билет на бланке строгой отчетности. Посадочный талон в данном случае отсутствует. Рассмотрим, вправе ли бухгалтерия на основании данных документов возместить работнику расходы за перелет?

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

В настоящее время действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение).

Командированный сотрудник, вернувшись из командировки, в течение 3-х рабочих дней обязан представить работодателю (п. 11 и 26 Положения, п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П):

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке в письменной форме, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения).

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 № 117 «О внесении изменений в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. № 134» в п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Соответственно, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

К обязательным для предоставления работодателю документам, подтверждающим транспортные расходы, также относится посадочный талон, который выдается при регистрации на авиарейс и подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/[email protected]).

Вместе с тем, как указано в этих письмах, подтверждением расходов на проезд могут являться и другие документы, удостоверяющие пребывание работника в командировке и косвенно подтверждающие факт перелета. Такими документами могут быть, например:

  • командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны;
  • счета гостиницы;
  • отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и пр.

Кроме того, в подтверждение расходов на оплату проезда, в случае приобретения электронного билета с использованием банковской карты, работник должен представить работодателю документ, подтверждающий списание средств с его счета за купленный авиабилет. Это могут быть следующие документы:

  • выписка банка;
  • квитанция банкомата;
  • слип (квитанция электронного терминала);
  • другие документы, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

При приобретении электронного билета третьим лицом дополнительно потребуется расписка или письмо владельца карты с подтверждением того, что произведенные им расходы возмещены работником учреждения (см. письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Если расходы произведены с банковской карты супруга (супруги) работника, то в этом случае достаточно будет приложить копию свидетельства о браке.

Если посадочный талон по каким-либо причинам был утерян, его могут заменить:

  • дубликат;
  • копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица;
  • справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Об этом сказано, например, в разъяснениях Минэкономразвития Республики Коми от 17.07.2013.

К сведению: компенсация, выплаченная сотруднику в возмещение произведенных им затрат на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, может быть включена в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ). При этом должны соблюдаться требования об экономической обоснованности и документальном подтверждении указанных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В письме ФНС России от 18.08.2009 № 3-2-06/90 отмечено, что первичным документом, на основании которого принимаются к учету расходы на командировку, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя) с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные расходы, которые должны быть надлежащим образом оформлены.

Следует отметить, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику организации является факт осуществления затрат именно командированным лицом (см. письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Поэтому в случае, когда расходы оплачены с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и другие документы, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

При этом согласно разъяснениям финансового ведомства маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе должна быть представлена одновременно с посадочным талоном (см. письма Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 24.11.2011 № 03-03-07/55, от 06.07.2011 № 03-03-07/25, от 13.12.2010 № 03-03-06/4/123, от 16.08.2010 № 03-03-07/27, от 27.07.2010 № 03-03-07/25).

Аналогичное мнение высказано и в письме УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 № 16-15/[email protected], однако с уточнением, что если посадочный талон по каким-либо причинам был утерян, факт перелета косвенно смогут подтвердить и другие документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке, а именно:

  • приказ о направлении работника в командировку;
  • счета гостиницы;
  • отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и т.д.

Данная позиция налогового органа также нашла свое подтверждение и в разъяснениях Минфина России, несмотря на свою противоположность вышесказанной. В частности, расходы на приобретение электронных билетов работником могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, т.е. имеются документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание в месте командирования и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке (см., например, письма Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23, от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 № 03-03-07/3, от 21.08.2008 № 03-03-06/1/476).

Данное мнение также косвенно отражено в постановлениях Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 № 08АП-7487/11 и Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.07.2009 № 20АП-2112/2009.

По мнению экспертов, учреждение может признать в составе затрат расходы на проезд работника в командировку в связи с наличием косвенных подтверждений, имеющих документальное выражение того, что работник осуществлял междугороднее (международное) перемещение, а именно приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, а также отчет о выполненной работе в командировке.

Высказанная экспертами позиция о возможности учета расходов на авиаперелет в целях исчисления налога на прибыль организаций в рассматриваемой ситуации также косвенно подтверждается Минфином России в письмах от 26.04.2012 № 03-03-04/1, от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57.

Если претензий со стороны налоговых органов все же избежать не удастся, то, по мнению экспертов, следует обратиться к авиаперевозчику за архивной справкой, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию (Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, дату вылета, стоимость билета), так как такая справка может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету для целей налогообложения в случае утери подлинников проездных документов (см. письма Минфина России от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Таким образом, по мнению экспертов, несмотря на то, что электронный билет распечатан на бумаге, он является документом, подтверждающим стоимость перевозки работника по указанному в нем маршруту. При этом отсутствие посадочного талона не является препятствием для возмещения расходов работнику за приобретенный им авиабилет.

Список литературы

Источники


  1. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 1. — Москва: Высшая школа, 2001. — 528 c.

  2. Молчанов, В.И. Огнестрельные повреждения и их судебно-медицинская экспертиза: Руководство для врачей / В.И. Молчанов, В.Л. Попов, К.Н. Калмыков. — М.: Медицина, 2014. — 272 c.

  3. Шамин, А. Н. История биологической химии. Истоки науки / А.Н. Шамин. — М.: КомКнига, 2013. — 392 c.
Возмещение расходов на командировку
Оценка 5 проголосовавших: 1